Personen oder Gruppen per Workflow-Schritt automatisch aktiv oder inaktiv setzen

Manchmal möchtest du steuern, wer sich noch im Mitwirkendenportal anmelden kann und wer nicht — ohne jede Person einzeln von Hand zu bearbeiten. Dafür gibt es zwei Workflow-Trigger, die den Status einer Person oder Gruppe automatisch auf aktiv oder inaktiv setzen, sobald sie einen bestimmten Workflow-Schritt erreicht.

Ein inaktiver Status sperrt den Portal-Zugang: Die Person kann sich mit ihrem Code nicht mehr einloggen bzw. sieht keine Formulare mehr. Die Tickets der Person bleiben dabei unangetastet.

Was die beiden Trigger bewirken

Beim Einrichten eines Triggers stehen dir unter anderem diese beiden Aktionen zur Auswahl:

• Setze den Status der Person/Gruppe auf „inaktiv" — sperrt den Portal-Zugang. Wer sich mit dem Code anmeldet, kommt nicht mehr ins Portal.
• Setze den Status der Person/Gruppe auf „aktiv" — hebt die Sperre wieder auf und öffnet den Portal-Zugang erneut.

Beide Aktionen sind gutmütig: Ist eine Person bereits aktiv und wird erneut auf „aktiv" gesetzt, passiert schlicht nichts. Dasselbe gilt umgekehrt. Du musst also nicht prüfen, in welchem Zustand jemand gerade ist.

Diese Trigger ändern nur den Zugang zum Portal. Sollen zusätzlich die Ticket-Codes ungültig werden, brauchst du dafür einen eigenen Trigger („Ticket-Codes dieser Person annullieren").

Damit ist klar, welche der beiden Aktionen du für dein Ziel brauchst — sperren oder wieder freigeben.

Einen Trigger an einem Workflow-Schritt anlegen

Trigger hängst du an einen einzelnen Schritt im Workflow einer Personen- oder Gruppenart. Der Trigger löst aus, sobald jemand diesen Schritt betritt.

1. Öffne im Admin-Bereich die gewünschte Personen- oder Gruppenart über das Augen-Symbol in der Übersicht.
2. Wähle den Workflow-Schritt, an den der Trigger gehängt werden soll (zum Beispiel den Schritt, in den du nicht angemeldete Personen verschiebst).
3. Klicke auf Erstelle Trigger.
4. Vergib einen Namen und wähle als Trigger-Typ Setze den Status der Person/Gruppe auf „inaktiv" bzw. … auf „aktiv".
5. Bestätige mit Erstelle Trigger.

Sobald eine Person oder Gruppe in diesen Schritt wechselt, wird sie automatisch aktiv oder inaktiv gesetzt — je nachdem, welche Aktion du gewählt hast.

An welche Ebene der Trigger gehört — Personen- oder Gruppen-Workflow — hängt davon ab, was du erreichen willst. Eine Orientierung dazu findest du unter Personen oder Gruppen: Wo hänge ich meine E-Mail Automatisierung an?.

Damit ist der Trigger aktiv und greift bei jedem Wechsel in den Schritt.

Typischer Anwendungsfall: nach Fristablauf sperren und wieder öffnen

Ein häufiges Muster: Nach Ablauf der Anmeldefrist sollen alle, die sich nicht angemeldet haben, keinen Portal-Zugang mehr haben. Dafür legst du einen Schritt an (etwa „Nicht angemeldet") und hängst daran den Trigger … auf „inaktiv". Wer in diesen Schritt verschoben wird, ist damit gesperrt — die Tickets bleiben gültig.

Willst du einzelne Personen später doch noch zulassen, hängst du an den Registrieren-Schritt den Trigger … auf „aktiv". Setzt du eine gesperrte Person wieder auf Registriert, wird sie automatisch reaktiviert und kann sich normal anmelden — ganz ohne manuellen Zwischenschritt.

Damit steuerst du das Sperren und Freigeben allein über den Workflow-Status.

Inaktive Personen und das Lizenz-Kontingent

Inaktive Personen und Gruppen zählen nicht zum Personen-Kontingent deiner Lizenz. Bei einem Limit von 300 Personen kannst du also durchaus 350 Personen im Projekt haben, solange mindestens 50 davon inaktiv sind.

Das eignet sich gut, um Personen, die du aktuell nicht brauchst, aus dem aktiven Bestand zu nehmen, ohne sie zu löschen — vergleichbar mit einem Archiv. Die Daten bleiben erhalten, der Zugang ist gesperrt, und das Kontingent wird nicht belastet.

Wie festiware die abgerechneten Personen genau zählt, erklärt der Artikel Was sind aktiv genutzte Personen?.

Damit hast du eine saubere Möglichkeit, deinen aktiven Personenbestand schlank zu halten.