Helfer:innen-Kautionen verwalten

Helfer:innen bekommen bei vielen Festivals freien Eintritt im Tausch gegen ihre Schichten. Damit niemand das System ausnutzt — anmelden, nicht erscheinen, trotzdem feiern — gibt es die Kaution: Vor der Veranstaltung wird ein Betrag gezahlt, der sich am regulären Eintrittspreis orientiert. Wer die zugesagten Schichten zuverlässig abarbeitet, bekommt die Kaution am Ende zurück. Wer nicht, verliert sie — und hat damit faktisch fürs Ticket bezahlt.

Dieser Artikel beschreibt zwei Wege, wie du Kautionen annehmen kannst (direkt als Banküberweisung oder über eine reguläre Shop-Bestellung) und wie die Rückzahlung am Ende der Veranstaltung als Sammel-Überweisung funktioniert.

Einfachere Alternative: Wenn du für Kautionen dasselbe Konto und dieselben Zahlungsmethoden verwenden kannst wie für reguläre Tickets (Besucher-Tickets, bezahlte Gästelisten-Tickets), reicht es, deine Helfer:innen im festiware-Shop einfach ein Ticket kaufen zu lassen — die Shop-Bestellung übernimmt dann die Rolle der Kaution. Der hier beschriebene Weg ist für Szenarien gedacht, in denen Kautionen über ein separates Konto oder andere Zahlungswege abgewickelt werden sollen als reguläre Tickets.

Inhalt

• Voraussetzungen
• Kautionsbetrag und Workflow-Schritt einstellen
• Den Platzhalter in die Zahlungsaufforderung einbauen
• Was beim Zahlungseingang passiert
• Unterschiedliche Kautionen je nach Ticketart
• Am Ende: Rückzahlung an alle, die ihre Schichten erfüllt haben
• Tipps und Stolperfallen

Voraussetzungen

Damit festiware eingehende Überweisungen überhaupt sehen kann, muss der Bankabruf eingerichtet sein — also Onlinebanking-Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt und das Konto einmal erfolgreich abgerufen. Die automatische Kautions-Erkennung läuft ausschließlich über diesen Kanal.

Außerdem brauchst du einen Workflow für deine Helfer:innen, in dem es einen Schritt gibt, zu dem die Person nach bezahlter Kaution wechselt (z.B. "Kaution bezahlt" oder direkt "Bestätigt"). Dieser Schritt ist später wichtig für die Auswertung: Wer ist bereit, wer noch nicht?

Kautionsbetrag und Workflow-Schritt einstellen

Die beiden zentralen Einstellungen findest du unter Einstellungen → Onlinebanking Einstellungen:

• Kautionsbetrag — der Betrag, den du standardmäßig als Kaution erwartest. Üblicherweise orientiert er sich am regulären Eintrittspreis. Sobald hier ein Wert steht, ist die automatische Kautions-Erkennung aktiv.
• Workflowschritt bei Kautionszahlung — der Kurzname (Shortname) des Workflow-Schritts, zu dem die Person nach erfolgreicher Zahlung wechselt.

Der Shortname eines Workflow-Schritts ist nicht der Anzeige-Name, sondern die technische Kurzbezeichnung. Du findest ihn in der Bearbeitung des jeweiligen Schritts.

Auf diesem Ziel-Workflowschritt liegt typischerweise auch ein Trigger vom Typ "Erstelle Ticket-Code" — so bekommt die Person automatisch ihr Eintrittsticket, sobald die Kaution erkannt wurde. Die Kautionszahlung ist damit nicht nur eine Geldbewegung, sondern der Auslöser der vollständigen Ticket-Ausgabe.

Damit ist die Grundkonfiguration fertig. festiware reagiert jetzt auf eingehende Überweisungen mit passendem Betrag und passendem Verwendungszweck.

Den Platzhalter in die Zahlungsaufforderung einbauen

Die automatische Zuordnung funktioniert nur, wenn der Verwendungszweck der Überweisung eine eindeutige Kennung zur Person enthält. Dafür gibt es den Mail-Platzhalter {{ id_partial }}  — er erzeugt eine kurze, achtstellige Kennung aus der Personen-ID.

Üblicherweise wird die Zahlungsaufforderungs-Mail nicht manuell verschickt, sondern automatisch als Trigger-Mail ausgelöst, sobald eine Person in einen bestimmten Workflow-Schritt wechselt — zum Beispiel "Volunteer bestätigt". Du hinterlegst den Platzhalter einmal im Mail-Template des Triggers, und jede:r Helfer:in bekommt beim Bestätigen automatisch die Zahlungsaufforderung mit der individuellen Kennung.

Ein typischer Textbaustein für die Vorlage:

Bitte überweise die Kaution von 80,00 € auf unser Konto
DE12 3456 7890 1234 5678 90. Gib als Verwendungszweck
unbedingt folgende Kennung an: {{ id_partial }}

Ohne diese Kennung können wir die Zahlung nicht
automatisch zuordnen.

Beim Versand ersetzt festiware {{ id_partial }}  durch die individuelle Kennung der Person — etwa K7M2X9PQ . Übernimmt die Person diese Kennung in den Verwendungszweck, passt die Zuordnung später automatisch.

Was beim Zahlungseingang passiert

festiware gleicht dein Bankkonto automatisch im Hintergrund ab — du musst die Transaktionen nicht manuell abrufen. Jede neu eingegangene Überweisung wird direkt geprüft auf drei Dinge:

1. Enthält der Verwendungszweck eine gültige Kennung?
2. Lässt sich diese Kennung eindeutig einer Person zuordnen?
3. Ist der Betrag mindestens so hoch wie der eingestellte Kautionsbetrag?

Sind alle drei erfüllt, passiert automatisch:

• Die Transaktion wird der Person zugeordnet.
• Auf der Transaktion wird ein Kommentar hinterlegt, der Person und Betrag nennt.
• Die Person wechselt zum eingestellten Workflow-Schritt.

Stimmt der Betrag nicht (zu niedrig), wird nur ein Kommentar hinterlegt und sonst nichts verändert. Du siehst das Problem dann direkt in der Transaktions-Übersicht und kannst manuell nachsteuern — entweder eine Nachzahlung abwarten oder die Transaktion von Hand zuweisen.

Manuelle Zuordnung mit derselben Prüfung

Manchmal wird die Kennung vergessen, jemand vertippt sich, oder die Zahlung kommt auf einem anderen Weg herein. Dann kannst du die Transaktion manuell zuweisen: Wähle sie aus und führe die Aktion Einer Person zuweisen aus. Diese Aktion löst dieselbe Kautions-Prüfung aus wie der automatische Import — Kommentar und Workflow-Wechsel inklusive.

Unterschiedliche Kautionen je nach Ticketart

Wenn bei dir verschiedene Ticketkategorien zum Einsatz kommen — z.B. ein Tagesticket für kürzer eingebundene Helfer:innen und ein Wochenendticket für Dauer-Helfer:innen — dann passt ein einheitlicher Kautionsbetrag nicht für alle. Für diese Fälle kannst du den Betrag individuell pro Person festlegen.

Dazu legst du im Personen-Formular ein Zahlenfeld an und weist ihm die Spezialfunktion "Kautionsbetrag" zu:

1. Öffne die passende Formulardefinition (typischerweise das Helfer:innen-Formular).
2. Füge ein Feld vom Typ Zahl hinzu oder wähle ein passendes bestehendes aus.
3. Setze als Spezialfunktion den Wert Kautionsbetrag.
4. Speichere das Formular.

Ab jetzt gilt für jede Person: Steht in diesem Feld ein Wert, wird dieser als erwartete Kautionshöhe verwendet — für die Prüfung beim Zahlungseingang und später genauso für die Rückzahlung. Steht nichts drin, greift der globale Kautionsbetrag aus den Einstellungen.

Am Ende: Rückzahlung an alle, die ihre Schichten erfüllt haben

Nach der Veranstaltung markierst du die Personen, deren Kaution du zurückzahlen möchtest, und führst in der Personen-Übersicht die Aktion Rückzahlungen veranlassen aus. Die Aktion funktioniert gleichermaßen für Helfer:innen, die ihre Kaution direkt als Banküberweisung gezahlt haben, und für solche, die stattdessen ein Ticket im Shop gekauft haben.

Vor dem Start fragt die Aktion zwei Einstellungen ab:

• Fester Betrag — eine Checkbox. Ist sie aus (Standard), errechnet festiware den Rückzahlungsbetrag automatisch pro Person. Ist sie an, erscheint ein zusätzliches Betrag-Feld, und der dort eingetragene Wert wird bei allen ausgewählten Personen einheitlich verwendet. Das ist praktisch, wenn du eine pauschale Nachzahlung machen willst oder den berechneten Betrag aus irgendeinem Grund überstimmen möchtest.
• Workflow-Schritt — optional. Wenn gesetzt, wechseln alle erfolgreich erfassten Personen nach der Aktion in diesen Schritt (z.B. "Kaution zurückgezahlt").

Wie der Betrag automatisch ermittelt wird

Ist Fester Betrag nicht aktiv, greifen zwei Fälle — je nachdem, wie die Person ihre Kaution eingebracht hat:

Fall A — Kautionszahlung als direkte Banküberweisung auf die Person (dh. das im ersten Teil dieses Artikels beschriebene Verfahren)

festiware summiert die Bank-Transaktionen, die direkt dieser Person zugeordnet sind. Die Summe ist die Rückzahlungshöhe.

Fall B — Person hat stattdessen ein reguläres Ticket im Shop gekauft

Wenn keine Transaktionen direkt auf der Person liegen, sucht festiware nach Ticket-Codes der Person, die zu einer Shop-Bestellung gehören. Ist nur ein einziger solcher Ticket-Code vorhanden, wird dieser verwendet. Gibt es mehrere, nimmt festiware den, dessen Code im Feld Ticketcode des Helfer:innen-Formulars eingetragen ist — dieses Feld befüllen Helfer:innen üblicherweise selbst bei der Anmeldung ("Wenn Du schon ein Ticket gekauft hast, trage bitte hier Deinen Ticketcode ein"). Anschließend werden die Transaktionen der gesamten Bestellung summiert und am Preis genau dieser Ticket-Position gekappt. Das ist wichtig, wenn in derselben Bestellung noch andere Artikel enthalten waren (z.B. ein zusätzliches Parkticket): Zurückgezahlt wird nur der Wert der Helfer-Ticket-Position, nicht der ganze Bestellbetrag.

In beiden Fällen gilt zusätzlich: Hat die Person ein Formularfeld mit der Spezialfunktion Kautionsbetrag gesetzt (siehe Unterschiedliche Kautionen je nach Ticketart), überschreibt dieser Wert den errechneten Betrag — unabhängig davon, wie viel tatsächlich gezahlt wurde.

Shop-Zahlungen über Mollie

Hat die Person ihr Ticket online über Mollie gekauft, funktioniert die Rückzahlung — aber mit einer Einschränkung: festiware kann aus Online-Transaktionen keine Empfänger-IBAN ziehen (bei Kreditkarten- oder anderen Online-Zahlungsmethoden ist sie technisch nicht enthalten). Deshalb muss in diesem Fall die IBAN im Personen-Profil selbst hinterlegt sein — typischerweise über ein Feld "IBAN" im Helfer:innen-Anmeldeformular. Ist das gegeben, wird der korrekte Betrag auf diese IBAN überwiesen. Fehlt das Feld oder ist die IBAN ungültig, wird die Person übersprungen und du bekommst in der Auswertung einen entsprechenden Hinweis.

IBAN-Quelle

Normalerweise muss niemand eine IBAN irgendwo eintragen: Hat die Person ihre Kaution per Überweisung gezahlt oder ihr Ticket per Banküberweisung im Shop gekauft, übernimmt festiware die IBAN automatisch aus der ursprünglichen Bank-Transaktion — also vom Konto, von dem die Zahlung kam. Das deckt den Großteil der Fälle ab und funktioniert ohne zusätzliche Einrichtung.

In zwei Ausnahmefällen braucht festiware eine IBAN, die direkt am Personen-Profil hinterlegt ist:

• Wenn die Option Fester Betrag aktiv ist. Dann wird der Transaktions-Pfad gar nicht benutzt (du gibst den Betrag ja selber an), und es muss eine IBAN im Personen-Profil stehen.
• Wenn die Person ihr Ticket online über Mollie gekauft hat — dort ist technisch keine IBAN in der Transaktion enthalten (siehe Abschnitt Shop-Zahlungen über Mollie).

Dafür muss ein Feld im Personen-Formular existieren, das exakt den Feldnamen iban trägt (kleingeschrieben, technischer Name, nicht die sichtbare Beschriftung). Das Standard-Helfer:innen-Formular bringt dieses Feld bereits mit, in den meisten Fällen musst du dich darum also nicht kümmern.

Ist die IBAN gar nicht zu ermitteln oder ungültig, wird die betroffene Person übersprungen. Nach Ausführung der Aktion bekommst du eine interne Nachricht mit der Liste aller übersprungenen Personen und dem Grund für jeden einzelnen Fall.

Der SEPA-Export und wie es weitergeht

Die Aktion erzeugt keine direkte Überweisung — festiware darf ohne dein Zutun kein Geld bewegen. Stattdessen wird eine SEPA-XML-Sammelüberweisungs-Datei erstellt und automatisch heruntergeladen (Standardformat pain.001.002.03 , bei Bedarf in den Onlinebanking-Einstellungen auf pain.001.001.03  umstellbar).

Diese Datei lädst du anschließend in deinem Onlinebanking hoch — die meisten Banken haben dafür einen Menüpunkt wie "SEPA-Sammelüberweisung importieren" oder "XML-Datei einlesen". Dein Bank-Frontend zeigt dir dann die Liste aller Einzelüberweisungen zum Bestätigen und führt sie nach der üblichen TAN-Freigabe aus.

Auf jeder Person, die in der Datei enthalten ist, wird zusätzlich ein Kommentar hinterlegt — inklusive des tatsächlich überwiesenen Betrags. So bleibt nachvollziehbar, wer wann wie viel zurückerhalten hat.

Wer keine Rückzahlung bekommen soll — typischerweise Personen, die ihre Schichten nicht erfüllt haben — wählst du in der Personen-Übersicht einfach nicht aus. Die Kaution verbleibt dann, und sie hat damit faktisch für ihr Ticket bezahlt. Kein Mahnprozess, keine Diskussionen.

Tipps und Stolperfallen

• Überzahlungen sind ok. Wird mehr als der erwartete Betrag überwiesen, wird die Kaution trotzdem als bezahlt erkannt. Nur Unterzahlungen stoppen die Automatik.
• Ein eigener Workflow-Schritt lohnt sich. Mit einem separaten Schritt "Kaution bezahlt" siehst du über einen einfachen Filter, wer schon bezahlt hat und wer noch nicht — ohne Transaktionen durchgehen zu müssen.