Die Aktion 'Als PDF exportieren'

Mit der Aktion 'Als PDF exportieren' ist es möglich, visuell ansprechende und frei definierbare PDFs mit Infos über Personen und Gruppen zu erstellen. Z.B. für Informations-Handouts für Artists, Programmberichte für Partner, Info-Sheets für andere Abteilungen (z.B. Technik) usw.

Die Aktion wird nur angezeigt wenn für den aktuell angezeigten Personen- oder Gruppentyp mindestens eine PDF-Vorlage existiert oder mindestens ein Dateifeld im Formular vorhanden ist.

Vorlagenerstellung

Die Vorlagen für die PDF-Exporte können unter 'alle Einstellungen' > 'PDF Vorlagen' und 'PDF Layouts' erstellt und bearbeitet werden. Hierzu kann der visuelle Editor genutzt werden und Platzhalter genutzt werden. Eine Vorlage hat immer ein Layout, z.B. für die Definition von Styles, die in mehreren Vorlagen genutzt werden können. Außerdem ist eine Vorlage immer mit einem Personen- oder Gruppentyp verknüpft.

Für weiter reichende Layout-Anpassungen, als dies unser Editor ermöglicht, sind HTML- und CSS-Kenntnisse notwendig.

Optionen im Aktionsfenster

In eine Datei zusammenfassen

Hier werden statt standardmäßig eine PDF pro Person/Gruppe alle Einträge hintereinander in eine PDF zusammengefasst. Diese Option wird nur angezeigt wenn mehr als ein Eintrag ausgewählt wurde.

Ohne Seitenumbrüche

Beim zusammengefassten Export sorgt dieser Schalter dafür, dass nicht für jeden Eintrag eine neue Seite begonnen wird, sondern die Einträge fortlaufend ausgegeben werden.

Reihenfolge

Über die Option 'Reihenfolge' kann festgelegt werden, in welcher Sortierung die ausgewählten Personen/Gruppen im fortlaufenden Export ('in eine Datei zusammenfassen') ausgegeben werden.

Word-Export

Statt Exporten im PDF-Format können stattdessen auch Word-Dateien erstellt werden. Dieser Modus ist allerdings experimentell und bietet nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten, was das Styling / Layout der Exporte betrifft. Viele HTML- und CSS-Funktionen werden hier nicht korrekt wiedergegeben.

Folgende Dateien mitexportieren

Neben der Erstellung von PDF-Dateien kann die Aktion auch dazu genutzt werden, Anhänge der ausgewählten Personen/Gruppen herunterzuladen. Diese Option wird nur angezeigt wenn mindestens ein Dateifeld im Formular des aktuellen Personen-Gruppentyps vorhanden ist.

Wenn ausschließlich der Anhänge-Download gewünscht ist, kann als Export-Vorlage 'Ohne Vorlage (nur Dateien exportieren)' gewählt werden.