Die Aktion 'Als PDF exportieren'

Mit der Aktion 'Als PDF exportieren' ist es möglich, visuell ansprechende und frei definierbare PDFs mit Infos über Personen und Gruppen zu erstellen. Z.B. für Informations-Handouts für Artists, Programmberichte für Partner, Info-Sheets für andere Abteilungen (z.B. Technik) usw.

Die Aktion wird nur angezeigt wenn für den aktuell angezeigten Personen- oder Gruppentyp mindestens eine PDF-Vorlage existiert oder mindestens ein Dateifeld im Formular vorhanden ist.

Vorlagenerstellung

Die Vorlagen für die PDF-Exporte können unter 'alle Einstellungen' > 'PDF Vorlagen' und 'PDF Layouts' erstellt und bearbeitet werden. Hierzu kann der visuelle Editor genutzt werden und Platzhalter genutzt werden. Eine Vorlage hat immer ein Layout, z.B. für die Definition von Styles, die in mehreren Vorlagen genutzt werden können. Außerdem ist eine Vorlage immer mit einem Personen- oder Gruppentyp verknüpft.

Für weiter reichende Layout-Anpassungen, als dies unser Editor ermöglicht, sind HTML- und CSS-Kenntnisse notwendig.

Vorlage direkt im Editor ausprobieren

Während du an einer PDF-Vorlage arbeitest, willst du natürlich wissen, ob die Platzhalter sich richtig auflösen, ob das Layout passt und ob das fertige Dokument lesbar aussieht. Unter dem Code-Editor findest du dafür zwei Symbole: ein Download-Icon und ein Zahnrad.

So gehst du vor:

1. Klicke aufs Zahnrad, um die Vorschau-Einstellungen zu öffnen.
2. Wähle eine Person oder Gruppe als Beispieldaten. Welche Auswahl angeboten wird, hängt vom Typ der Vorlage ab (Personen-Typ vs. Gruppen-Typ — siehe verknüpfter Eintrag weiter unten in der Vorlage).
3. Wähle das Format: PDF für den endgültigen Look, HTML für schnelle Iterationen ohne PDF-Rendering.
4. Speichern — die Auswahl bleibt an der Vorlage hängen, du musst sie also nicht jedes Mal neu treffen.
5. Klick aufs Download-Icon lädt den aktuell sichtbaren (auch ungespeicherten) Vorlagentext mit den gewählten Beispieldaten herunter.

Gut zu wissen:

• Lässt du Person bzw. Gruppe leer, bleiben die jeweiligen Platzhalter im PDF leer — praktisch, um die reine Struktur zu prüfen.
• Die Vorschau funktioniert nur für Twig-Vorlagen (der Standard für neue Vorlagen). Bei den älteren Blade-Vorlagen erscheint die Toolbar nicht.
• Die Vorschau erzeugt nichts auf dem Server — kein Eintrag in den Exporten, kein Versand, keine Spuren im Audit-Log.

Optionen im Aktionsfenster

In eine Datei zusammenfassen

Hier werden statt standardmäßig eine PDF pro Person/Gruppe alle Einträge hintereinander in eine PDF zusammengefasst. Diese Option wird nur angezeigt wenn mehr als ein Eintrag ausgewählt wurde.

Ohne Seitenumbrüche

Beim zusammengefassten Export sorgt dieser Schalter dafür, dass nicht für jeden Eintrag eine neue Seite begonnen wird, sondern die Einträge fortlaufend ausgegeben werden.

Reihenfolge

Über die Option 'Reihenfolge' kann festgelegt werden, in welcher Sortierung die ausgewählten Personen/Gruppen im fortlaufenden Export ('in eine Datei zusammenfassen') ausgegeben werden.

Word-Export

Statt Exporten im PDF-Format können stattdessen auch Word-Dateien erstellt werden. Dieser Modus ist allerdings experimentell und bietet nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten, was das Styling / Layout der Exporte betrifft. Viele HTML- und CSS-Funktionen werden hier nicht korrekt wiedergegeben.

Folgende Dateien mitexportieren

Neben der Erstellung von PDF-Dateien kann die Aktion auch dazu genutzt werden, Anhänge der ausgewählten Personen/Gruppen herunterzuladen. Diese Option wird nur angezeigt wenn mindestens ein Dateifeld im Formular des aktuellen Personen-Gruppentyps vorhanden ist.

Wenn ausschließlich der Anhänge-Download gewünscht ist, kann als Export-Vorlage 'Ohne Vorlage (nur Dateien exportieren)' gewählt werden.